忘年会の案内状はどのように書けばいいの？
そろそろ忘年会の話題が出始める時期になりました。
社内で出し物をやる人たちは、グループを作り練習を始める時期ではないでしょうか？
そして忘年会は場合によっては、退職者や団体に関係の深い人を外から呼んだりすることもあるかと思われます。宴会は大人数でやるほど楽しいですからね。
忘年会の幹事さんは大変
そんな忘年会の幹事を任されたあなた、責任重大です。
まずは人数の確認、日程調整、会場の手配…、挙げるときりがありません。
そして、人を呼ぶ際には案内状を送らなければなりません。手紙には、メールや電話とは異なる独特の書き文句があるため、キチンとした文章で書かなければなりません。
さて、今回は忘年会の案内状の書き方について、少し学んでいきましょう。
忘年会の案内状の書き方
最初は季節の挨拶から
まず、最初に書くのが、季節の挨拶です。これは、案内状に限らず、普通の手紙の場合でも同じですね。
忘年会の案内ならば「今年も残りわずかになりましたが～」や「日に日に新年が近づいてまいりましたが～」や「歳末の候～」という言い回しが一般的です。
その後に「○○部の親睦を深め、この一年間の反省と来年への飛躍の糧としていただくため忘年会を開催いたします」というような形で、簡単な挨拶とともに忘年会についてを書きだします。
ここまで書いてしまえば、あとは出欠確認、希望日程を記入する欄を作ります。
もし、場所、日程、出欠に関して相談事がある場合は幹事に連絡できるよう、緊急連絡先を記載しておくことをお忘れなく。
社外の人を招待する場合
また、社外の人に連絡する際には季節の挨拶の後に、相手に対して感謝の言葉を一つ添えます。
例えば「○○○様の格別のご尽力へのお礼を申し上げたく、ささやかではありますが忘年会の席をご用意させていただきたく存じご連絡を差し上げた次第でございます、つきましては、ご多忙中とは存じますが、貴社の皆様の出席をお待ち申し上げております」というように書くとよいでしょう。
このような形式ばった表現を使うのは、社内、社外の人に対して全社的な行事の際の実です。
中の良い同僚の間や、友人との場合は、メールで「○月×日に忘年会どう？暇な人は連絡ちょうだい！」という具合で構いません、至極当然のことですね。
忘年会も仕事のうち!?
社会人にとって、忘年会も仕事のうちです。当然のことながら、上司に対して働きぶりをアピールする場でもありますし、部下に信頼を持ってもらうための行動を起こすことだってできます。
会社のエライ人も参加すると思いますので、ハメを外さずに仕事の一環として上手にこなすことが求められます。